群馬県内12市で初となる公文書管理条例を昨年度施行した渋川市は23日、3月末時点の管理状況を公表した。保存期間満了の6158件のうち5105件を廃棄し、107件を期間延長、946件を歴史的公文書に加えた。この結果、公文書として保管するのは5万5395件、歴史的公文書は1万3387件になった。

 市によると、保存期間を延長したのは土地家屋の名寄せ帳や2006年の合併時の資料など。歴史的公文書に移管したのは施設の設計図や合併前の市町村議会の会議録、広報紙などがあった。担当者は「より適切な管理につながった」としている。

 市は公文書を「市民の財産」と位置付けている。市民に利用してもらいやすくするとともに、知る権利を尊重し、市が説明責任を果たすことなどを目的に、適正な管理、保存、利用のために条例を施行した。

 従来は規則に基づき、職員が確認して廃棄していたが、審議会の意見を聞いた上で廃棄するか、歴史的公文書として永久保存する仕組みに改めた。条例は、市長に毎年度の管理状況のとりまとめと公表を義務付けている。